Vom Papierlabor zur integrierten Prozesssteuerung

Hygiene LIMS an der Universitätsmedizin Mannheim

Aufgabe

Das Wasser- und Hygienelabor der Universitätsmedizin Mannheim arbeitete vollständig papierbasiert.
Einsendescheine, Beobachtungsdokumentation und Prüfprotokolle wurden handschriftlich geführt.
Mit steigender Anzahl an Einsendungen war dieses Vorgehen organisatorisch nicht mehr beherrschbar.
Gleichzeitig waren mehrere Abteilungen in die Prozesse eingebunden: Hygienelabor, Krankenhaushygiene, Technische Abteilung und Reinigungsdienst.
Informationen mussten zwischen diesen Bereichen weitergegeben werden – mit entsprechendem Zeitverlust und erhöhter Fehleranfälligkeit.
Ziel war es, zunächst die arbeitsintensivsten Proben zu digitalisieren – beginnend mit den Trinkwasseruntersuchungen.

Lösung

Mit dem Hygiene LIMS wurde ein durchgängiger digitaler Workflow für Wasser- und Hygieneuntersuchungen etabliert.
Entnahmestellen werden individualisiert abgebildet – vergleichbar mit „Patienten“ innerhalb eines klinischen Systems.
Ergebnisse stehen nicht nur dem Einsender zur Verfügung, sondern können parallel an betroffene Abteilungen weitergeleitet werden.
Aufgaben lassen sich systemgestützt erstellen, weiterleiten und als erledigt markieren, sodass Prozessverantwortung transparent bleibt.
Arbeitslisten zeigen jederzeit, welche Proben sich in welchem Bearbeitungsstatus befinden.
Berechnungen erfolgen automatisiert – manuelle Übertragungen und Rechenfehler werden vermieden.
Bei auffälligen Ergebnissen kann frühzeitig informiert werden, noch bevor das finale Prüfprotokoll abgeschlossen ist.

Impact

Papierbasierte Doppel- und Dreifacharbeit entfällt.
Die Zusammenarbeit zwischen Labor, Krankenhaushygiene, Technik und Reinigung erfolgt strukturiert und ohne Medienbrüche.
Longitudinale Verläufe der Wasserqualität werden automatisiert erstellt, statt manuell gepflegt.
Prozesse sind schlanker, kompakter und verursachen deutlich weniger Reibung im Alltag.
Rechenfehler, etwa durch falsche Zehnerpotenzen, werden systemseitig ausgeschlossen.
Lean-Management-Prinzipien werden praktisch umgesetzt, da Zahlen nicht mehrfach händisch übertragen werden müssen.

Kundenstimme

Unser Labor war die ganze Zeit papierbasiert – Einsendescheine, Beobachtungen und Befunde wurden von Hand geschrieben. Der aktuell größte Vorteil ist dieses Lean Management – Dinge nicht ständig anfassen zu müssen und keine Zahlen mehr mit der Hand übertragen zu müssen. In allen Bereichen haben wir wesentlich weniger Reibung.

Dr. Angela Petzold

Fachärztin für Mikrobiologie, Leiterin des Wasserlabors Institut für Medizinische Mikrobiologie und Hygiene der Universitätsmedizin Mannheim

Hygiene LIMS an der Universitätsmedizin Mannheim

Dr. Angela Petzold ist Fachärztin für Mikrobiologie und leitet das Wasserlabor am Institut für Medizinische Mikrobiologie und Hygiene der Universitätsmedizin Mannheim. Wie viele ihrer Kolleginnen und Kollegen kennt sie die Herausforderungen papierbasierter Arbeitsprozesse aus eigener Erfahrung: Sie sind fehleranfällig, verzögern Abläufe und verursachen einen hohen Aufwand an Zeit und Platz.